規范內部控制流程,防范合同法律風險——學校辦公室就《中國政法大學合同管理辦法(試行)》答記者問

經2019年第1次校長辦公會審議通過,學校于近期印發了《中國政法大學合同管理辦法(試行)》(以下簡稱《辦法》),自印發之日開始實施。為了便于學校各部門貫徹落實《辦法》各項措施,學校辦公室就記者提出的問題進行解答。

1、制定《辦法》的目的是什么?

按照教育部、財政部、審計署等上級部門的要求,為了進一步加強學校內部控制管理,防范法律風險,結合我校實際,制定并出臺《中國政法大學合同管理辦法(試行)》?!掇k法》對各部門的合同審核職責、管理機制、分級管理、合同訂立、履行、檔案管理、監督檢查等方面進行了具體規定?!掇k法》的出臺將進一步加強學校各類經濟活動的風險防范和管控。

2、《辦法》對合同綜合管理部門、合同歸口管理部門、合同承辦部門的職責作出了哪些規定?

《辦法》第7—11條對合同承辦部門、合同歸口管理部門、合同綜合管理部門的職責進行了規定。

合同綜合管理部門——學校辦公室法律事務辦是學校合同事務的綜合管理部門,主要職責為:制訂學校合同管理具體措施,指導和監督合同歸口管理部門、合同承辦部門制定和完善合同管理細則;對合同歸口管理部門、合同承辦部門提交的合同進行法律審核,依法提出法律意見等。

合同歸口管理部門——學校授權相關職能部門,根據業務范圍和工作職責,負責特定類型合同的歸口管理工作。合同歸口管理部門主要職責為:制定本部門合同管理細則和工作流程;對業務主管范圍內的合同進行審核、備案、監督、檢查;起草、擬定業務主管范圍內各類合同范本等。

合同承辦部門——是指學校各二級單位,包括各院、部、處、室、所、中心等,是合同管理的具體責任單位;歸口管理部門可作為合同承辦單位直接承辦有關合同。合同承辦部門主要職責為:制定本部門合同管理細則和工作流程,建立合同檔案;對所承辦合同的可行性分析論證,對合同對方當事人的資信調查;合同的洽談和文本起草,將合同提交歸口管理部門審查;將合同及時提交歸口管理部門備案,提交學校檔案館存檔;具體執行合同,跟蹤掌握合同履行情況,及時向學校匯報合同履行過程中發生的問題,提出解決問題的意見和建議,收集保管合同簽訂及履行過程中形成的有關文件、資料等。

3、按照《辦法》的規定,我校的合同歸口部門包括哪些?

《辦法》明確了16個合同歸口管理部門的管理范圍。各部門需要特別注意的是:5萬元以下需要上固定資產的合同由資產管理處歸口管理;5萬元以下不用上固定資產的涉及購買商品、服務等合同由財務處歸口管理。

人事處負責人事合同的管理,具體規定由人事處另行制定并實施。

4、為貫徹落實“放管服”,《辦法》出臺了哪些新舉措?

(1)《辦法》第13條規定:“學校授權職能部門、學院、研究院、在編的科研機構可以簽訂不涉及學歷學位及資金標的的,并與人才培養、科學研究活動相關的非經濟類合同、協議”,不需要歸口部門審核,各部門按年度填寫合同臺賬登記表向合同歸口管理部門進行備案。具體包括:1、全日制本科生、研究生實習、實踐合同、協議;2、全日制本科生、研究生就業、創業合同、協議;3、全日制本科生、研究生聯合培養與交流合同、協議;4、全日制本科生、研究生課程建設合同、協議;5、全日制研究生掛職實踐合同、協議;6、橫向科研合作合同、協議;7、其他不涉及具體金額的,并與人才培養、科學研究活動相關的非經濟類合同、協議。

(2)《辦法》第29條規定:“合同金額在二萬元以下并即時清結的合同,可不采用書面形式訂立合同。學校另有規定的,依照規定辦理。除上述情形以外的其他合同,以及不涉及具體金額的合同,均應以合同書形式訂立?!?/p>

(3)為了貫徹落實校院二級管理體制改革,優化服務流程,精簡辦事程序,加強內部風險防控,《辦法》規定學校對合同實施分級管理,分為重大合同和一般合同。重大合同——由合同歸口管理部門對合同進行業務審查通過后,提交學校辦公室進行法律審查并出具法律意見。在履行完上述程序后,由分管校領導提交校長辦公會或黨委常委會進行審議,審議通過后簽訂合同。一般合同——按照合同范本簽訂的,由學校授權合同歸口管理部門進行審核通過后,簽訂合同。凡屬未按照學校合同范本簽署或對合同范本進行實質性修改的合同,合同簽署前均應提交學校辦公室法律事務辦進行法律審查。

(4)《辦法》實施之后,學校正在抓緊落實建立合同范本庫的工作,合同范本由各歸口管理部門草擬,提交學校辦公室進行審查通過后,正式確定為合同范本,確定一批公布一批,逐漸完善充實。

(5)《辦法》實施之后,學校將盡快建立合同審查網絡系統,建立之后,各合同承辦部門、歸口部門可網上提交審核申請并可網上獲取合同審查意見。

5、《辦法》出臺之后,各合同歸口管理部門應結合本部門業務制定哪些具體措施?

我?,F有合同歸口管理部門16個,為便于其進行歸口管理,學校授權其制定合同管理實施細則,實施細則的內容包括但不限于:1、主管業務范圍內的合同分類及相應承辦部門及承辦人的具體職責;2、合同訂立前的可行性分析與評審;3、合同相對方的主體資格、資質、資信、履行能力審查;4、合同起草及訂立前的審核、報批流程;5、合同備案流程及備案文件目錄;6、合同文件及相關資料的收集與保管;7、合同履行監控、記錄、通知、催告與報告;8、合同爭議處理;9、合同結案歸檔。

6、《辦法》對合同承辦部門提出了哪些新要求?

(1)《辦法》第30條要求,簽訂合同前,合同承辦部門和承辦人應在“全國法院被執行人信息查詢系統”、“失信被執行人查詢系統”查驗合同相對方是否存在被列為失信被執行人或被強制執行且仍未執行完畢的情形。合同相對方如存在上述失信情形的,合同承辦部門和承辦人應在審核申請文件中注明。

(2)《辦法》第34條規定,學校禁止倒簽合同、禁止惡意拆分合同。倒簽合同是指,在合同簽訂生效之前已經開始實際履行,在履行過程中或履行完畢之后補簽合同。惡意拆分合同是指,為規避國家法律法規和學校相關規定,故意將本應一次簽訂的合同拆分為多個合同簽訂。

7、《辦法》對合同檔案管理提出了哪些新要求?

《辦法》第七章規定,合同承辦部門應當建立合同檔案登記制度,妥善保管合同相關文件資料,并按年度向學校檔案館歸檔。

合同歸口管理部門應當建立合同臺賬,對合同名稱、合同承辦人、訂立時間、合同編號、合同當事人、合同履行節點、付款節點、履行情況、違約情況、爭議處理、結案情況等進行記載和跟蹤;應當妥善保管合同正本、審核(備案)流程單原件以及與合同事項有關的批準文件等資料,并按年度向學校檔案館歸檔;并且應當定期向學校辦公室法律事務辦報送合同臺賬登記表。

合同承辦部門、合同歸口管理部門在本部門合同爭議處理完畢后,應當按年度向學校辦公室法律事務辦報送爭議信息統計表。

針對《辦法》,各部門如有疑問請聯系學校辦公室法律事務辦公室咨詢。聯系電話:58909035,58909041。

《辦法》下載方式:登錄智慧法大在學校文件中下載;合同審核流程表等附件登錄學校辦公室網站在“常用下載”項下載,具體鏈接:http://xxbgs.cupl.edu.cn/index/cyxz.htm

一圖讀懂《中國政法大學合同管理辦法(試行)》,鏈接:http://news.cupl.edu.cn/info/1011/28707.htm