【落實第八次黨代會精神】以科學管理帶動優質服務 構建學校辦公室工作新格局——訪學校辦公室主任李秀云

學校的第八次黨代會報告堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為行動指南,全面貫徹落實黨的十九大精神、全國高校思想政治工作會議精神和習近平總書記考察我校重要講話精神,學校要求各單位要緊密圍繞報告內容,細化完善下一階段的工作計劃,在貫徹落實第八次黨代會精神上下功夫,在推動學校內涵式發展上見實效。

那么,學校各單位各部門已經進行的改革舉措都有哪些,如今制定了哪些落實方案,又將要怎么去進行下一階段的工作計劃,校新聞中心對各單位負責人進行了采訪,讓我們一同來聽聽他們怎么說。本文為學校辦公室主任李秀云的專訪。

記者:2017年尤其是學校召開第八次黨代會以來,學校辦公室都進行了哪些改革舉措?取得了哪些成果?

李秀云:根據黨代會報告及任務分解清單要求,學校辦公室承擔推進管理體制改革、提高管理科學化水平的重要任務,具體改革舉措包括積極發揮決策參謀和督辦作用、不斷提高日常辦公水平、深入推進依法治校工作、完善優化校院兩級管理體制和引導推進行政辦公信息化建設等方面,依托以上工作,構建運轉高效、規范、科學、人文的學校辦公室工作新機制、新格局。

首先,服務黨政決策、督辦決策落實是學校辦公室工作的重中之重。學校辦公室按照校黨委、行政的要求,認真服務各類校級黨政會議,扎實推進會議決策落到實處,2017年全年發放決議通知單186件,完成會議決議督辦166項,確保信息傳達及時準確,做到事事有著落,件件有回音。

其次,做好辦文辦會日常事務、提升辦公基本技能是管理服務的堅實基礎。2017年,學校辦公室處理校級公文481件,完成各類講話、報告、匯報等百余篇,向上級單位報送信息45篇,文稿寫作和信息報送的質量顯著提高;承辦學校各類會議30余場次,接待省部級以上干部20余人次,接待上級單位視察和兄弟院校來訪近30次,尤其是圓滿完成了接待習總書記考察我校的重大政治任務,極大地提振工作團隊的士氣,提高重大活動的組織格局和舉辦能力。

第三,完善健全制度規范、深入推進依法治校是管理運行的有力保障,更是法大一以貫之的辦學理念。學校辦公室積極開展規章制度清理建設工作,通過部門自查、聘請法學專家審查等,匯總形成《規章制度匯編》,并及時更新充實各項規章制度,確保各項管理服務事項有章可循;在涉法涉訴工作方面,學校辦公室充分發揮校內法學專家團隊的作用,推動專家參與涉法事務咨詢的常態化,有效預防和妥善處置各類涉法涉訴事件,維護了學校的合法利益;在信息公開工作方面,學校辦公室發布了學?!?016-2017年度信息公開報告》,積極主動更新信息公開專欄,全年共發布信息285條,并收到信息公開申請14件,其中屬于依申請公開的信息6件,信息公開申請的按時辦結率為100%。

第四,深化校院兩級管理體制改革是優化學校管理結構,激發院系辦學活力的重要舉措,有利于進一步厘清各單位之間的權責關系。就此學校辦公室開展了廣泛深入的調研工作,組織多輪次意見征求會和書面意見征集,向各院系和專家學者了解需求、聽取意見、會商舉措,形成了《關于深化校院兩級管理體制改革的若干意見》,已于黨委常委會通過,為推進綜合改革任務的落實,構建現代大學治理結構邁出重要一步。

第五,推進綜合事務的辦公辦事信息化建設是提高工作效能和便利師生辦事的重要抓手,學校辦公室全面梳理管理事務和窗口服務事項,優化再造工作流程,推進引領技術革新。其中,新版行政辦公系統(OA)正式上線,會議室、公文等事項申辦的體驗感增強;啟用校級黨政會議電子會議辦公系統,取消紙質材料;啟用兩校區同步視頻會議系統,提高會議效率,減少師生奔波;啟用兩校區本科生學位學歷復印件及翻譯件和事業單位法人證書(副本)復印件網上申領程序和自助打印服務,作為首都高校首創,極大地便利了師生辦事,啟用至今已有近400余人次使用。

作為學校中樞機關和綜合協調部門,學校辦公室的改革措施緊密圍繞第八次黨代會任務要求和學校中心工作,通觀全局,注重實效,以科學規范管理,帶動服務優化升級,既扎實做好“服務領導、服務基層、服務師生校友”的基本工作,也積極實現“服務發展、服務決策、服務落實”的全新要求。

記者:能請您具體談一下以上舉措的實施和成果的取得都經歷了怎樣的過程嗎?

李秀云:首先,各項改革的醞釀和謀劃都經過了大量扎實可靠的校內外調查研究工作,學校辦公室通過資料搜索、信息互通、實地考察等形式參考借鑒海內外高校的成功經驗,通過走訪調研和書面征集等形式充分聽取基層組織、師生員工的訴求和意見,響應師生關切,謀求普遍共識,為科學的管理工作提供了有力的支撐和依據,形成了一系列言之有據、行之有效的工作方案和制度草案。

其次,各項舉措的實施和推進都建立在組織有序、運行良好的工作機制之上。學校辦公室尊重教育工作的基本規律,以服務學校中心工作為基本理念,不斷完善團隊建設,優化內部運行機制,形成了一支團結和諧、高效創新、敢想敢干、善打硬仗的隊伍,各項工作的具體方案都能得到不折不扣的執行落實。學校辦公室青年同志尤其富有活力和創見,能夠結合實際不斷涌現新思想、實踐新方法,創新地推動工作取得更優成果。

第三,各項改革成果的檢驗和完善都能堅持以提高工作效能、增強服務對象感受為出發點。以啟用新版行政辦公系統為例,就是通過增強會議室、公文等事項申辦狀態的可視化等方法,使得辦公更透明化、人性化、便利化,提高了會議召集的工作效率;而啟用學歷證明和事業法人證書復印件材料自助打印,則首次實現校印辦理事項自助化,用戶體驗感顯著增強,解決了“最后一公里”的問題,切實為師生辦事減負,實現真正意義上的服務一站式。

記者:下一階段,學校辦公室的工作重點是什么?

李秀云:下一階段,學校辦公室的工作重點包括以下幾個方面:

第一,督辦落實“5·3”重要講話精神。

根據學校整體落實方案、《實施辦法》和《任務清單》,以“5·3”重要講話發表一周年為節點,建立督查督辦機制,做好迎接回訪檢查的準備工作,切實做好紀念一周年系列活動方案中的相關活動組織工作,確保各項貫徹落實形成常態化、制度化。明確部門負責人為第一責任人,形成了專人專項專題督辦制度。開學后學校辦公室將開展每兩個月督導檢查,建立動態反饋通報機制,將督辦情況在《月度督辦報告》中進行通報。通過上述制度和措施,校辦將把貫徹落實重要講話精神與做好當前學校各項工作緊密結合,與日常工作有機融合、相互促進,確保貫徹落實習近平總書記重要講話精神取得實效。

第二,落實完成學校第八次黨代會任務。

根據黨代會任務分解清單,學校辦公室將進一步完善黨委領導下的校長負責制,嚴格遵照議事規則組織籌辦校級黨政會議及校領導碰頭會,充分發揮決策參謀作用,認真起草會議決議通知單,將會議決策內容及時、準確地傳達相關部門;不斷完善和優化學校宏觀管理、部門統籌協調、學院自主運行的校院兩級管理體制,以現有《校部機關職責清單、審批清單、服務清單》為基礎,建立校院兩級權責明晰、制度完備、運行規范、充滿活力、協調發展的管理運行機制,積極推進學校各項“放管服”措施落地生根;深入推進依法治校工作,構建良法善治的大學運行制度體系,確保學校規范性文件的合法性、適當性和有效性,定期開展規章制度的清理與建設工作。

第三,進一步加強“依法治?!惫ぷ?。

對標教育部建設評選“依法治?!笔痉缎?,不斷完善學校制度匯編的整理更新工作,出臺制定《印章管理辦法》、《合同管理實施細則》等一系列規章制度,充分發揮校內外專家學者作用,探索建立法律顧問團隊及專家詢診機制,推進專家論證、風險評估、合法性審查的重大涉法事務咨詢機制;妥善處置重大涉法案件,積極預防突發事件和應對纏訪現象,繼續落實校領導接待日制度,及時回應和解決師生合法合理訴求。

第四,系統提高辦公室人員的辦公技能和工作效率。

通過組織管理案例評選、建立理論學習工作坊、編制行政辦公錦囊(簡明工作手冊)、組織法律事務培訓、運營校辦公眾號等方式,為學校辦公室及其他單位辦公室人員提供多元化的信息互通渠道和資料獲取平臺,切實提供基本辦公技能,提升工作效率,增強辦公規范化。

第五,全面推進全校辦公辦事信息化建設。

以現有成果為基礎,繼續著力推進學校辦公室全服務事項、全申辦流程網絡化,力爭實現用印申請、用車申請、印信領取、文件流轉、公文審核、合同審查、檔案查閱、收發信件8個服務事項流程上網,最大程度便利師生員工辦公辦事;結合學校職責清單、審批清單、服務清單和二級管理實施方案,協同相關職能部門,梳理信息化建設中的盲點,推動學校智慧法大建設,切實提高行政效能,全力服務師生;積極運營學校辦公室微信公眾號,完善相關職能,實現重大信息發布、工作成果展示、工作經驗分享、信息公開等。

第六,加強建設立格聯盟秘書處,推動聯盟各校資源共享。

在認真總結歸納前八屆立格聯盟高峰論壇的會議材料和成果的基礎上,形成材料提交新一屆立格聯盟高峰論壇;制定立格聯盟秘書處的工作方案、確定運行機制、工作內容,建立聯盟高校辦公室主任秘書處聯席會議制度;充分發揮秘書處的統籌協調作用,溝通了解各專項立格聯盟組織和會議的信息和成果,進一步建立起聯盟各校資源互通、信息互聯、優勢互惠的新合作機制。